Tocando um negócio? Hábitos para serem cultivados

Início de ano normalmente implica em planejamento para o próximo período, seja o ano inteiro, o mês, bimestre ou quem sabe a década. Independente do período para qual você está se planejando, é importante cultivar hábitos que vão tornar mais fáceis suas tarefas, e focando nesse nicho de facilitar é que surge a Zapier, uma plataforma que visa automatizar as diversas tarefas repetitivas do dia, assim liberando tempo e energia para que você possa atuar em outras atividades que tragam mais retorno.

Além da plataforma em si, a Zapier também produz conteúdo para manter as pessoas neste ritmo e com esta mentalidade, e neste artigo vou trazer algumas das dicas apresentadas pela Krystina Martinez no blog da Zapier.

O ano passado, 2020, ensinou a todos nós que nunca sabemos com certeza o que um ano irá nos trazer. Foi o ano da pandemia, do desemprego, do trabalhar de casa e de muito stress. Não é um exagero assumir que as promessas de ano novo de todos foram postas de lado em favor de simplesmente sobrevivermos a passagem do ano.

Enquanto nos despedimos do ano passado é normal começarmos a olhar para o novo ano que se inicia e definirmos alguns objetivos, metas e promessas para 2021.

Se você é um pequeno empreendedor, possivelmente está tendo de rever seu planejamento para os próximos meses, seja procurando tentar algo novo, manter o planejamento anterior ou trabalhar duro para conseguir voltar a ter os mesmos resultados de antes.

A ideia aqui portanto não será sugerir mais coisas que você deveria fazer. Isso vai contra o que o Zapier é – justamente procurar uma maneira de diminuir as tarefas manuais e aumentar sua produtividade. Em vez disto, vamos sugerir alguns hábitos para inserir no seu dia a dia – com auxílio da automação – visando tornar mais fácil a gestão do seu empreendimento em 2021.

Você não precisa tentar todas estas sugestões e hábitos de uma vez. Se houver um apenas que atrair sua atenção, foque nele. Existem diversos modelos já prontos no Zapier, bastando criar uma conta gratuita no site e começar a utilizar eles.

Faça a auditoria de um processo existente

Você provavelmente tem alguns procedimentos padrões no seu negócio, afinal eles ajudam a poupar tempo, economizar dinheiro e garantem um controle de qualidade.

Porém devemos lembrar que processos não estão ‘escritos em pedra’, e por isso podem ser alterados e melhorados. Conforme seu negócio for crescendo e mudando, seus processos vão ter de mudar e acompanhar o seu crescimento. Se um processo que antes economizava seu tempo, mas agora se tornou muito trabalhoso com a expansão da empresa, é uma boa hora para reavaliar o mesmo, procurando por maneiras de como você pode melhorar ele.  

Por outro lado, talvez haja alguma coisa que você deva parar de fazer, talvez gerenciar toda a sua operação pessoalmente não seja o mais indicado, com você fazendo os papeis de contabilidade, RH, administrativo e marketing. Você pode ate estar realizando todos esses papeis, mas você sabe que não está fazendo eles da melhor maneira. Foque suas energias naquilo que pode te trazer mais perto dos seus objetivos, seja ele recuperar, manter ou ampliar seus negócios. Portanto, tudo aquilo que não for diretamente ligado a essas operações você deve ou delegar para um funcionário, ou automatizar se isso for possível.

Dê sequência ao primeiro contato

2020 mudou a maneira como fazemos o chamado ‘networking’, com várias empresas mudando de eventos presenciais para conferências online. Mas isso não mudou o fato de que donos de negócios devem continuar a criar uma rede de contatos forte. Esta rede de contatos profissionais pode te ajudar a crescer seu negócio, apresentar novas oportunidades e te apoiar durante os altos e baixos do empreendedorismo.

Porém ter toda essa rede de contatos não adianta muita coisa se você não der sequência com as pessoas com as quais você se encontra. Mas durante o dia quando você esta lidando com seus afazeres diários, organizar cartões de visitas ou enviar e-mails nunca é a prioridade, porém usando o Zapier você pode automatizar isso, e inclusive criar um modelo de e-mail “Olá, foi um prazer conhecê-lo, espero poder fazer negócios contigo em breve, boa sorte e conte comigo para ajuda-lo no que for tocante a x y z” por exemplo e sempre que adicionar um contato a sua agenda, o sistema pode disparar um e-mail para este novo contato.

Todo dia ou toda semana retorne para as pessoas em sua caixa de entrada

No meio de todos os e-mails não lidos da sua caixa de entrada, deve haver uma ou duas pessoas que estão esperando por um retorno seu: um contato novo, um cliente em potencial, ou mesmo um amigo de trabalho com alguma indicação. Todo mundo já teve um problema pois não conseguiu responder um e-mail que era urgente dentro de um prazo esperado.

A ideia aqui não é deixar sempre a caixa de entrada zerada, por mais produtivo que isso possa ser isto exige muito tempo dependendo do seu volume de e-mails. O recomendável é você responder aos contatos humanos em períodos regulares, podendo inclusive com o Zapier automatizar a criação de tarefas baseados em e-mails de contatos específicos (como seu CEO por exemplo) ou aqueles que receberem determinada classificação.

Reserve um tempo na sua agenda para se reunir com seus contatos ou possíveis clientes

Todos desenvolvemos uma fadiga de reuniões virtuais em 2020, o que tornou muito fácil ignoramos aquelas reuniões em que não queremos estar e que podemos pular. Mas mesmo que você esteja cansado de todas as chamadas de vídeo no Zoom, Teams, WhatsApp, Facebook, ainda sim é importante manter elas com seus clientes, pois uma reunião rápida desta maneira é muito mais produtiva em questão de vendas do que um simples e-mail.

Mantenha o contato com seus clientes

O trabalho não termina quando uma venda é concretizada ou um projeto é entregue. Você precisa manter seus clientes, aqueles que recebem seus produtos e serviços contentes, felizes. A satisfação dos clientes influencia no tipo de avaliação que eles vão dar aos seus produtos, e nenhuma propaganda é melhor do que aquela feita através do ‘boca a boca’ de seus clientes satisfeitos.

Existem diversas maneiras de se manter esse contato e construir esse relacionamento, um é vincular aos clientes um material com as novidades da sua empresa, novos produtos e ou promoções. Automatizar o envio deste material aos clientes é uma maneira de manter o contato com eles.

Este post é uma tradução/adaptação do texto original de Krystina Martinez no site da Zapier com o objetivo de espalhar uma mensagem que eu acredito e sigo além de praticar minhas capacidades de tradução e interpretação do inglês. Todos os direitos reservados a autora.

Suas ações têm consequências, esteja ciente disto e saiba lidar com isto.

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